Umělá inteligence (AI) v podobě autonomního Virtuálního projektového asistenta zajišťuje optimalizaci plánu a tím zaručuje bezproblémové dokončení projektů v termínu.
Stejně spolehlivě, jako navigace v autě, naplánuje tu nejrychlejší cestu. Na překážky či změny reaguje přepočítáním a aktualizuje odhad doby potřebný k dosažení cíle.
Stačí vytvořit úkoly, určit termín, do kdy má být práce hotová a o vše ostatní se už postará váš asistent. Součinnost si vyžádá pouze tehdy, je-li třeba rozhodnout o něčem kde jste zapotřebí.
S komplikovanými výpočty si hravě poradí. Jeho práce začíná tam, kde hranice lidských schopností končí. Ani ostřílený manažer nezvládne analyzovat a přepočítat statisíce variant plánu v řádu milisekund na měsíce dopředu a najít ideální cestu k cíli.
Asistent úkoly přidělí nejméně vytíženým dostupným kolegům s požadovanou kompetencí, připomíná, reportuje, o veškerých změnách či dokončení informuje a poskytuje úplný přehled o stavu jednotlivých projektů. Zaměstnance nepřetěžuje ale zároveň plně využívá jejich volnou kapacitu. Prioritizuje úkoly tak, aby bylo možné práci dokončit v co nejkratším možném termínu. Rychle se adaptuje na firemní prostředí a nepřetržitě se zdokonaluje.
Úkolem Virtuálního projektového asistenta není nahradit lidskou práci. Naopak odlehčí manažerům od stereotypní práce, kterou nedělají rádi nebo jim zabírá příliš hodně času, který by mohli věnovat tvůrčím činnostem.
ProjectFormation™ kompletně odbourá starosti s návazností úkolů. Stačí určit, co a v jakém pořadí se má odehrát. Virtuální projektový asistent předejde tomu, aby byl úkol „Odevzdat report“ zařazen do plánu před úkol „Vypracovat report“.
Mapování v ProjectFormation™ podle standardů BPMN je mimořádně intuitivní a zábavné. Pomůže vám uvědomit si posloupnost činností a často poukáže na chybu v procesu dříve, než si ji stihnete uvědomit.
Jaký je rozdíl mezi procesem a projektem? Projektem může být například Stavba solární elektrárny, podzimní reklamní kampaň na psí pláštěnky, nebo dubnová dodávka nových oken do rodinného domu v Prachaticích. Je to zcela konkrétní zadání nějaké akce nebo zakázky. Projektu můžete nastavit datum startu a dokončení. Díky tomu jej můžete naplánovat i s velkým předstihem.
Proces je sekvence konkrétních činností, které na sebe navazují a často se různě větví. Některé procesy zahájí projektový manažer, jiné může automatizovaně spouštět třeba vyplnění formuláře na webu nebo doručení faktury. Jeden projekt často tvoří řada různých procesů.
Proces, u kterého očekáváte, že jej budete používat častěji, např. tvorba newsletteru, si uložte jako šablonu. Příště ji můžete použít jako hotový základ a případně jen upravíte drobné rozdíly.
Gantt.AI™ je zdokonalený Ganttův diagram. Skoro jako živý. Právě na něm doslova uvidíte umělou inteligenci při práci.
Jakmile Virtuální projektový asistent sestaví harmonogram práce, poskytne každému jednotlivci scénář optimálního denního pracovního rozvrhu. Jeho úkoly pak zobrazí na časové ose Gantt.AI™.
Projektový manažer tak kdykoliv přesně vidí, kdo, jak dlouho a na čem má pracovat. Přehled si může zobrazit za celou firmu, jednotlivé týmy, projekty nebo jednotlivce. Jakmile nastane změna (například když uživatel vloží do svého kalendáře schůzku), asistent okamžitě plán přizpůsobí. Zdánlivě drobná změna často ovlivní mnoho dalších aktivit a řešitelů.
Spolu s inteligentním harmonogramem představuje živý Ganttův diagram obrovskou úsporu času, který by byl jinak potřeba na interní komunikaci a operativní porady.
Zapomeňte na tradiční to-do list. S Inteligentním harmonogramem se zbavíte rozhodovací paralýzy. Přestaňte se zabývat tím, co udělat dříve a co později. Ušetřete si čas strávený zjišťováním stavu úkolů na které navazuje vaše práce, a prostě začněte prvním úkolem v řadě.
Inteligentní harmonogram je seznam úkolů, seřazený Virtuálním projektovým asistentem přesně v pořadí, v jakém mají být dokončeny. Asistent při plánování respektuje úzká místa, časový fond i vytížení jednotlivých řešitelů. Na termín uzávěrky projektu nikdy nezapomene.
Jakmile nastane sebemenší změna, okamžitě ji zohlední, upraví harmonogram, a pokud by byl ohrožen deadline, včas o tom informuje projektového manažera. Ten rozhodne, jak postupovat dále – navýší kapacitu zdrojů, nebo bude počítat se zpožděním.
Řešitelé úkolů tak nemusí přemýšlet nad tím, do čeho se pustit nejdříve. Mají jistotu, že dělají práci, která má největší dopad na kvalitu a včasné doručení požadovaného výsledku.
Máte oblíbený CRM nebo ERP systém? Komunikační nástroj, který vám nahrazuje e-mailovou komunikaci? E-shop? Aplikaci pro pravidelné rozesílání e-mailové komunikace nebo aplikaci pro správu dokumentů? Chcete, aby s Virtuálním asistentem spolupracovaly? Je to jednodušší, než si myslíte.
ApuTime lze pomocí Integromatu propojit se stovkami jiných nástrojů. Jak takové propojení vypadá? Událost v CRM systému, např. vytvoření nového obchodního případu, vyvolá potřebnou akci na straně ApuTime. Můžeme třeba vytvořit nový projekt s názvem klienta a spustit konkrétní proces z vaší procesní banky.
Díky obousměrné komunikaci může ApuTime například poslat konkrétnímu uživateli e-mail s informací o založení projektu a výzvou kontaktování klienta.
Díky integraci už nemusíte mezi aplikacemi přenášet data ručně. Integraci můžete nastavit sami, nebo o ni požádat naše specialisty či partnery.
