Výstavba fotovoltaických elektráren není procházkou parkem, alespoň ne v České republice. Extrémně náročný administrativní proces zahrnuje 35 dílčích kroků, provedených s dokonalou kontinuitou. Z tohoto důvodu zpracování jedné smlouvy/projektu (elektrárna) netrvá 7 dní, ale až 5 měsíců. Kombinace netrpělivých investorů, pečlivých úředníků a snahy dokončit vše v termínu vytváří velký prostor pro komplikace. Jakákoliv chybička nebo chvilková nepozornost mohou mít zásadní a velmi nepříjemné následky.
Martin hledal nástroj, který by dokázala udržet přehled o všech rozpracovaných zakázkách, dalších navazujících krocích, postupu jejich řešení. Bylo zřejmé, že přidat už tak přetíženým zaměstnancům další práci v podobě zadávání úkolů a složitějšího reportování by přineslo oprávněné protesty a další pokles produktivity.
Proto byla ve hře i možnost zaměstnání nového kvalifikovaného projektového manažera. Odhadovaný objem práce vypovídal spíše o ½ – ¾ úvazku člověka se specifickou kvalifikací. Bylo by nutné ho nejenom najít a zapracovat, ale pak i dlouhodobě udržet. Celkové náklady na takovou pozici plně neodpovídaly potřebnému výslednému efektu.
Namísto reálného projektového manažera přijal Martin Virtuálního projektového manažera. Ten zaměstnancům vytváří individuální pracovní rozvrhy, ve kterých zohledňuje priority za celou firmu. Jednotlivé úkoly lidem přiřazuje tak, aby byla jejich pracovní doba plně vytěžena, nevznikaly prostoje a nedocházelo ke zpoždění. Období čekání na schválení dokumentace na jednom projektu lze efektivně využít jinak.
Neustále monitoruje stav zakázek a změny v jejich zpracování. A vše, co není podle plánu, upraví.