Firma SOLARplan se zabývá výstavbou fotovoltaických elektráren na klíč.
Firma SOLARplan se zabývá výstavbou fotovoltaických elektráren na klíč.
2
 zaměstnanec
 zaměstnanci
 zaměstnanců
40
projekty
projektů
Lidé nedokážou dlouhodobě naplno pracovat víc než 12 hodin denně. Jsou unavení, ztrácejí pozornost a kvalita jde strašně dolů. Potřebujeme jejich čas v práci zefektivnit tak, aby to, co je třeba, stihli v normální pracovní době a pak si šli odpočinout.
Martin Planka
Zakladatel SOLARplan

Výstavba fotovoltaických elektráren není v českých podmínkách žádnou procházkou růžovým sadem. Extrémně náročný administrativní proces vyžaduje dodržení 35 dílčích kroků s perfektní návazností. Zpracování jedné zakázky (elektrárny) díky tomu netrvá 7 dnů (technická náročnost), ale až 5 měsíců. Kombinace netrpělivých investorů, pečlivých úředníků a snahy dokončit vše ideálně před termínem s sebou nese velký potenciál pro komplikace. Drobný výpadek z nepozornosti může mít velké a nepříjemné následky.

Zadání

Martin hledal nástroj, který by dokázala udržet přehled o všech rozpracovaných zakázkách, dalších navazujících krocích, postupu jejich řešení. Bylo zřejmé, že přidat už tak přetíženým zaměstnancům další práci v podobě zadávání úkolů a složitějšího reportování by přineslo oprávněné protesty a další pokles produktivity. 

Proto byla ve hře i možnost zaměstnání nového kvalifikovaného člena týmu – projektového manažera. Odhadovaný objem práce vypovídal spíše o ½ - ¾ úvazku člověka se specifickou kvalifikací. Bylo by nutné ho nejenom najít a zapracovat, ale pak i dlouhodobě udržet. Celkové náklady na takovou pozici plně neodpovídaly potřebnému výslednému efektu.



Řešení

Namísto reálného projektového manažera přijal Martin APU – Virtuálního projektového manažera. Ten zaměstnancům vytváří individuální pracovní rozvrhy, ve kterých zohledňuje priority za celou firmu. Jednotlivé úkoly lidem přiřazuje tak, aby byla jejich pracovní doba plně vytěžena, nevznikaly prostoje a nedocházelo ke zpoždění (období čekání na schválení dokumentace na jednom projektu lze efektivně využít jinak). 

Neustále monitoruje stav zakázek a změny v jejich zpracování. A vše, co není podle plánu, upraví.


Napojení na externí služby

  • CRM Raynet
  • Google kalendář / Outlook kalendář
  • Google Cloud / Onedrive / Dropbox

Jak vypadá zpracování zakázky (projektu) v každodenní praxi?

  1. Projednání realizovatelnost zakázky s klientem
  2. Zákazník odsouhlasí řešení,
    které nejlépe vyhovuje jeho požadavkům 
  3. Na projektu se okamžitě začíná pracovat
    Veškerou administrativní agendu projektu řeší SOLARplan. 
  4. Systematizace vstupních podkladů
    Nahrání nové zakázky s příslušnými dokumenty (cca 30 dokumentů) na Cloud 
  5. Zadání nové zakázky do CRM
    Souběžně s tímto krokem vzniká i projekt v ApuTime. 
  6. Rozdělení etap zakázky (projektu)
    Jakmile APU zakázku převezme, rozdělí ji podle předdefinovaného procesního schématu, které ji Martin naučil, na jednotlivé úkoly s předpokládanými daty dokončení. 
  7. Přidělení úkolů
    APU zmapuje aktuální časový rozvrh zaměstnanců a podle jejich volných kapacit a typu činností, kterým se v následujících týdnech mají věnovat, rozvrhne pracovní plán a rozdělí úkoly. Plán neovlivňuje dokončení úkolů z ostatních zakázek – naopak.
  8. Reakce na změny
    Pokud nastane u některého úkolu zpoždění, APU ověří jeho vliv na následující kroky v projektu a úkoly pro jednotlivé zaměstnance během pár vteřin upraví. Důležité je nejen to, aby se všechno stihlo, ale aby se to stihlo v pracovní době. Jde to. V drtivé většině případů to opravdu jde.
  9. Kontrolní body
    Zaměstnanec, zodpovědný za celou zakázku, dohlíží na její průběh. APU mu průběžně reportuje informace, na kterých se dohodli, v periodicitě, jakou si nadefinoval.
  10. Administrativa
    Běžné denní činnosti nezaberou ani zdaleka tolik času jako předtím, agenda je jednoduchá a přehledná pro všechny.
  • APU si dává záležet na plynulosti: jakmile je jeden úkol v projektové řadě dokončen, Sally automaticky aktivuje následné kroky – přidělí práci adekvátnímu zaměstnanci, který má volnou kapacitu. Informuje ho včas a hlídá dokončení práce. 
  • Majitel (příp. projektový manažer) ví, jak firma funguje, dokáže měnit procesy. Jakoukoliv změnu promítne Apu do harmonogramu během pár sekund.
  • Běžná denní administrativa zabere zlomek času i energie a agenda je přehledná.
  • Členové týmů se nemusí vidět ani si vzájemně volat, aby zjistili, jaký je reálný okamžitý stav projektu. O změnách se dozvídají obratem. 7 dní v týdnu, 24 hodin denně.
  • Není třeba si všechno pamatovat, ani psát do dlouhých seznamů úkolů. APU to zvládne za všechny členy managementu i zaměstnance.
  • Sdílené zdroje nemůže mít zrovna „omylem“ někdo z kolegů, který je zapomněl vrátit, nebo nevěděl, že už je potřebuje někdo jiný.
  • Skončilo období frustrací. Období chyb z únavy. Jediný, kdo stále pracuje přesčas, je APU. 
  • Work-life balance u nás už není cíl v nedohlednu, ale konečně i realita. Co je podstatné: nedosáhli jsme toho díky snížení objemu práce, obratu nebo zisku. Povedlo se to díky využití technologií AI. A pokud je pravda, že se každý APU ze všech projektů neustále učí, uvidíme, jak jeho budoucí potenciál posune i naše podnikání.
Zpět na reference