Případové studie

ApuTime smrští čas a Martin zefektivní řízení

Výroba
Výstavba fotovoltaických elektráren na klíč není v Česku procházkou růžovým sadem. Extrémně náročný administrativní proces vyžaduje dodržení dílčích kroků s perfektní návazností. Zpracování jedné zakázky kvůli tomu trvá až 5 měsíců.
2
 zaměstnanci
40
+
projekty
10
Lidi nedokážou dlouhodobě naplno pracovat víc než 12 hodin denně. Jsou unavení, ztrácejí pozornost a kvalita jde strašně dolů. Potřebujeme jejich čas v práci zefektivnit tak, aby to, co je třeba, stihli v normální pracovní době a pak si šli odpočinout. S APUtime to jde.

Před implementací

Výstavba fotovoltaických elektráren není procházkou parkem, alespoň ne v České republice. Extrémně náročný administrativní proces zahrnuje 35 dílčích kroků, provedených s dokonalou kontinuitou. Z tohoto důvodu zpracování jedné smlouvy/projektu (elektrárna) netrvá 7 dní, ale až 5 měsíců. Kombinace netrpělivých investorů, pečlivých úředníků a snahy dokončit vše v termínu vytváří velký prostor pro komplikace. Jakákoliv chybička nebo chvilková nepozornost mohou mít zásadní a velmi nepříjemné následky.

Martin hledal nástroj, který by dokázala udržet přehled o všech rozpracovaných zakázkách, dalších navazujících krocích, postupu jejich řešení. Bylo zřejmé, že přidat už tak přetíženým zaměstnancům další práci v podobě zadávání úkolů a složitějšího reportování by přineslo oprávněné protesty a další pokles produktivity.

Proto byla ve hře i možnost zaměstnání nového kvalifikovaného projektového manažera. Odhadovaný objem práce vypovídal spíše o ½ – ¾ úvazku člověka se specifickou kvalifikací. Bylo by nutné ho nejenom najít a zapracovat, ale pak i dlouhodobě udržet. Celkové náklady na takovou pozici plně neodpovídaly potřebnému výslednému efektu.

S APUtime

Namísto reálného projektového manažera přijal Martin Virtuálního projektového manažera. Ten zaměstnancům vytváří individuální pracovní rozvrhy, ve kterých zohledňuje priority za celou firmu. Jednotlivé úkoly lidem přiřazuje tak, aby byla jejich pracovní doba plně vytěžena, nevznikaly prostoje a nedocházelo ke zpoždění. Období čekání na schválení dokumentace na jednom projektu lze efektivně využít jinak.

Neustále monitoruje stav zakázek a změny v jejich zpracování. A vše, co není podle plánu, upraví.

Zjednodušení procesů
Méně schůzek
Dokonalý přehled


ApuTime smrští čas a Martin zefektivní řízení

Fáze

  • Projednání realizovatelnosti zakázky s klientem
  • Zákazník odsouhlasí řešení, které nejlépe vyhovuje jeho požadavkům
  • Na projektu se okamžitě začíná pracovat. Veškerou administrativní agendu projektu řeší SOLARplan. 
  • Systematizace vstupů
    Nahrání nové zakázky s příslušnými dokumenty (cca 30 dokumentů) na Cloud 
  • Zadání nové zakázky do CRM. 
    Souběžně s tímto krokem vzniká i projekt v ApuTime. 
  • Rozdělení etap projektu (zakázka)
    Jakmile asistent zakázku převezme, rozdělí ji podle předdefinovaného procesního schématu, které ji Martin naučil, na jednotlivé úkoly s předpokládanými daty dokončení. 
  • Přiřazení úkolů
    Asistent zmapuje aktuální časový rozvrh zaměstnanců a podle jejich volných kapacit a typu činností, kterým se v následujících týdnech mají věnovat, rozvrhne pracovní plán a rozdělí úkoly. Plán neovlivňuje dokončení úkolů z ostatních zakázek – naopak.
  • Reakce na změny
    Pokud nastane u některého úkolu zpoždění, asistent ověří jeho vliv na následující kroky v projektu a úkoly pro jednotlivé zaměstnance během pár vteřin upraví. Důležité je nejen to, aby se všechno stihlo, ale aby se to stihlo v pracovní době. Jde to. V drtivé většině případů to opravdu jde.
  • Kontrolní body
    Zaměstnanec, zodpovědný za celou zakázku, dohlíží na její průběh. Asistent mu průběžně reportuje informace, na kterých se dohodli, v periodicitě, jakou si nadefinoval.
  • Administrativní
    Běžné denní činnosti nezaberou ani zdaleka tolik času jako předtím, agenda je jednoduchá a přehledná pro všechny.

Závěr

  • Asistent si dává záležet na plynulosti: jakmile je jeden úkol v projektové řadě dokončen, Sally automaticky aktivuje následné kroky – přidělí práci adekvátnímu zaměstnanci, který má volnou kapacitu. Informuje ho včas a hlídá dokončení práce.
  • Majitel (příp. projektový manažer) ví, jak firma funguje, dokáže měnit procesy. Jakoukoliv změnu promítne asistent do harmonogramu během pár sekund.
  • Běžná denní administrativa zabere zlomek času i energie a agenda je přehledná.
  • Členové týmů se nemusí vidět ani si vzájemně volat, aby zjistili, jaký je reálný okamžitý stav projektu. O změnách se dozvídají obratem. 7 dní v týdnu, 24 hodin denně. Není třeba si všechno pamatovat, ani psát do dlouhých seznamů úkolů. Asistent to zvládne za všechny členy managementu i zaměstnance
  • Sdílené zdroje nemůže mít zrovna „omylem“ někdo z kolegů, který je zapomněl vrátit, nebo nevěděl, že už je potřebuje někdo jiný.
  • Skončilo období frustrací. Období chyb z únavy. Jediný, kdo stále pracuje přesčas, je asistent.
  • Work-life balance u nás už není cíl v nedohlednu, ale konečně i realita. Co je podstatné: nedosáhli jsme toho díky snížení objemu práce, obratu nebo zisku. Povedlo se to díky využití technologií AI. A pokud je pravda, že se každý asistent ze všech projektů neustále učí, uvidíme, jak jeho budoucí potenciál posune i naše podnikání.

Integrace

  • CRM Raynet
  • Kalendář Google / Kalendář aplikace Outlook
  • Disk Google / OneDrive / Dropbox