Takzvaná „nedobrovolná prokrastinace“ je problémem řady českých firem. V průměru vloni zaměstnanci promrhali neproduktivní prací denně 162 minut. Celých 37 % času investovali do zbytečných úkonů a zbytečné komunikace, 30 % do zbytečného papírování, a dalších 33 % jim sebraly zbytečné prostoje, vznikající chaotickým plánováním (ach, ty priority!).
Často zaznívala věta „děláme to, protože to po nás vedení chce“ (viz graf).
A všichni bez rozdílu se shodují, že nárůstu nedobrovolné prokrastinace napomohla COVID pandemie, která značnou část zaměstnanců přinutila pracovat z domova. Firmy na to ale nebyly připravené.
Průzkum jsme provedli mezi 267 firmami různého zaměření, z České republiky. Odpovídali nám zaměstnanci, projektoví manažeři a ředitelé firem všech velikostí, od těch nejmenších po korporace. Analýza se zaměřovala na „kancelářské profese“, tedy intelektuální pracovní činnosti vykonávané pomocí výpočetní techniky, ne na výrobu a manuální profese.
Firmy během pandemie částečně ztratily kontrolu nad zaměstnanci. Většinou se ji snaží obnovit větším důrazem na administrativu. Více se mailuje, více reportuje. Komunikace mezi týmy probíhá málokde ideálně. Vedoucí nejsou zvyklí úkolovat a kontrolovat na dálku, často jsou sami neproduktivní. Za rok 2020 promarnil průměrný zaměstnanec čtyři měsíce pracovního času, což při přepočtu na průměrnou mzdu představuje 138 798 korun*.
Lepší organizace práce přitom může okamžitě ulevit přetíženým zaměstnancům a zabránit zbytečnému náboru dalších. Zvýšení produktivity práce pak může být klíčem ke zvýšení konkurenceschopnosti bez nutnosti finančních škrtů a propouštění.
Neproduktivní práce „v kanclu“ se toleruje, průmysl by s tímto přístupem zkrachoval
Paradoxem je, že zatímco ve výrobě se běžně sledují a řeší minutové prostoje, v kancelářích se denně promrhají hodiny času s pocitem, že jinak to nejde. „V případě práce techniků a manažerů až detailní analýza ukáže, kdo opravdu dělá a kdo se veze. Některým zaměstnancům pak oprávněně naskakuje pot na čele,“ komentoval údaje z průzkumu auditor Ivo Šnajdr, který se specializuje na poradenství v systémech managementu.
Nižší produktivita práce ale nutně neznamená, že se lidé flákají. Při rozhovorech se zaměstnanci často zaznívalo, že i přes nízkou produktivitu práce nestíhají plnit úkoly a často pracují přesčas. Data také ukázala, že nejvíce neproduktivní jsou státní správa a organizace na ni navázané: tady totiž není zřejmé, které činnosti hodnoty vytvářejí, a které ne. A nikdo nechce dostat práci navíc nebo vyhazov kvůli nadbytečnosti.
Se zvyšováním produktivity práce pomáhá umělá inteligence
Významnou roli při zvyšování efektivity sehrává umělá inteligence. Strojové učení a robotizace, které hrají zásadní roli v průmyslových odvětvích, se kancelářím zatím vyhýbaly. Teď se situace začíná měnit.
Běžné plánovací systémy, elektronické nástěnky a úkolovníky jen kopírují lidské myšlení se všemi nešvary s tím spojenými. Plánujeme, co nám vyhovuje namísto toho, co je třeba, nepouštíme se do skutečných, ale jen zdánlivých prioritních úkolů, manažeři upřednostňují svůj čas nad časem týmu… a tak dále.
Velké nadnárodní technologické firmy používají systémy pro produktivitu práce, řízené umělou inteligencí. Ta umí být až drtivě spravedlivá a nestranná. V řadě velkých korporací z netechnologických sektorů však chybí. Ještě horší je situace ve veřejném sektoru a v menších a středních firmách, kde často chybí i jednoduché týmové nástroje.
_______________________________________________________________
*Odvozeno z průměrné hrubé měsíční mzdy ve 2. čtvrtletí 2020 ve výši 34 271 Kč podle analýzy Českého statistického úřadu a fondu pracovní doby pro rok 2020. Firma APUtime zveřejňuje míru neproduktivního pracovního času na základě analýzy 267 společností různých velikostí a zaměření. Analýza se zaměřuje pouze na „kancelářské profese“, tedy intelektuální pracovní činnosti vykonávané pomocí výpočetní techniky.
