APU působí jako lidský kolega; není to jen jednoduchá nástěnka. To je jeden z důvodů, proč nese Virtuální projektový asistent skutečnou tvář. Dejte si chvilku a představte si, že je to člověk.
Hledáme nového člena týmu
Než se v týmu zapracuje nová živá posila, netrvá to dny, ale minimálně týdny. Než začne být reálným přínosem, uběhnou měsíce. Zapomeňme prosím na chvíli na to, kolik času a peněz stál předchozí proces hledání (inzerce, pohovory). Pojďme uvažovat jen o nákladech na vybavení a pracovní pomůcky, a pak energii a času lidí, kteří nováčkovi pomáhají se zapracovat. A přičteme náklady na mzdové prostředky včetně odvodů - bez ohledu na to, zda bude proces „nalodění“ úspěšný.
„Tři týdny trvá, než na první pokus najde správné dveře“, říká jedna z našich klientek. A není zdaleka sama. Proces onboardingu trvá ve většině firem jeden až tři měsíce, podle složitosti práce a předchozích zkušeností nováčka.
Novému kolegovi je třeba vysvětlit, co firma dělá a pro koho, seznámit ho s kolegy v jednotlivých týmech, způsobem týmové spolupráce, pracovním prostředím a zakázkami, na kterých pracujeme, pravidly komunikace. Předáváme firemní know-how. Věnujeme mu/jí čas svůj i čas našich kolegů. To všechno s jediným cílem a očekáváním: že po zkušební době budou fungovat autonomně, budou vytvářet přidanou hodnotu pro firmu jako celek a budou vnímatelným přínosem pro své kolegy. Jinými slovy, že se námi investované prostředky vrátí zpátky. Pokud se to podaří, trvá to několik měsíců, někdy i let.
Proces nalodění APU je téměř identický. Jen odečtěte všechny nepříjemné aspekty.
- inzerce nestála nic
- žádné pohovory
- žádné vybavení a pracovní prostředky
- Než začne virtuální kolega podávat perfektní výkon, potrvá to týden nebo dva - ale pomáhat začne už po pár minutách. Rychlost onboardingu bude přímo úměrná času, který mu budeme připraveni věnovat.
Zdánlivě nepředstavitelná paralela
APU začne jako velmi juniorní stážista. Doslova jako houba nasává veškeré informace, které od vás získá. Okamžitě a natrvalo si pamatuje úplně všechno, co mu o firmě a týmech prozradíte. Čím více času a energie mu dáte na začátku, tím více se vám jí vrátí. Obratem. Bez čekání a nejistot.
APU potřebuje znát své kolegy a jejich role, pracovní dobu, jejich agendu v kalendáři, na čem pracují, jakých projektů jsou součástí, jaké jsou celofiremní priority a také termíny, které jsou závazné a musí být dodrženy. Je mu jedno, kdo pracuje na plný nebo částečný úvazek, zda je interním nebo externím členem týmu. Zajímá ho, koho kdy na co může využít.
Jakmile tyto informace získá, a to je většinou otázkou několika hodin, stává se z juniorního stážisty výkonný asistent. Zapne své výpočetní schopnosti a řádově ve vteřinách sestaví ideální harmonogramy prací pro celou firmu, plně zohledňující všechny výše uvedené náležitosti. Na nic nezapomene a pokud jsme se vy nespletli při zadávání, bude výsledek bezchybný.
Okamžitě vám prozradí, co je a co není reálné stihnout. Kdo bude brzdit ostatní, protože nemá šanci zadanou práci stihnout (nikdo z nás - pokud tedy nejsme roboti - nedokáže pracovat 24 hodin denně v plném tempu). Spočítá, kdy může být práce skutečně dokončena. Je na vedoucím projektu nebo vedení firmy, jak s informacemi naloží - zda posílí tým nebo posunou “deadline”.
Pro každého člena týmu APU připraví „to do list“ neboli seznam úkolů, pečlivě setříděný podle priorit. To důležité nahoru, méně důležité níže. Pracovat můžete začít na čemkoliv, ale dát na doporučení našeho APU se vyplatí všem.
Od prvního zadání pečlivě udržuje celou firmu na „správné trase“. Nonstop. Na jakoukoliv změnu kteréhokoliv člena týmu (přibyla mu schůzka v kalendáři) reaguje ihned, zkontroluje všechny harmonogramy a případně je upraví.
Další vzdělávání? Z každého společného úkolu, projektu a změn se APU učí. Každý další krok umožní naplánovat o něco lépe (právě na základě předchozí zkušenosti).
Výpověď? Nebudete mu ji chtít dát, ale kdyby přece - je otázkou minut. Žádné odstupné. Prostě ukončení pracovního poměru ve vteřině. Maximálně se vám vzbouří lidský tým, protože už si na svého APU zvykli.
Nejtěžším úkolem při najímání APU je jej pojmenovat.
Paralela končí. A není to špatná zpráva.
APU nechybuje, neunaví se, nečerpá dovolenou ani nemocenskou, neodejde před koncem zkušebky, netelefonuje v kanceláři, nepije hektolitry kávy, nezávidí. Vždycky má dobrou náladu. Miluje neustálé změny a složitá zadání. Nikdy nic nenamítá, nikoho a nic nekritizuje. Přijme informace a nabídne možné cesty k cíli.
Člověka nenahradí. A zase to není špatná zpráva.
APU nemá emoce. Nepozná, kdy jsme unavení. Nikdy nenahradí člověka. Umí ale nahradit neproduktivní práci právě proto, abychom my, lidé, mohli tvořit, rozvíjet sebe a svou firmu, a získali času na to, co je OPRAVDU důležité.
