Lean, kanban a APUtime

Lean, kanban a APUtime
10.12.2020
Lean se řídí heslem "Náš zákazník, náš pán". Soustřeďuje se na to, aby společnost vyráběla (sektor výroby) nebo dodávala (sektor služeb) pouze to, co má pro zákazníka hodnotu. Snaží se produkty vytvářet v co možná nejkratší době a s minimálními náklady, ale bez ztráty kvality nebo na úkor zákazníka. Kanban umožňuje procesy vizualizovat a díky tomu snadněji zlepšovat.

Lean je metodika i filosofie

Lean (z anglického štíhlý), je označení rozsáhlé metodiky pro optimalizaci procesů (ve výrobě se využívá označení "lean manufacturing"). Staví na kultuře neustálého zlepšování, podpoře zaměstnanců, soustředění na tok hodnoty (Value Stream) a zvyšování této hodnoty. Je synonymem pro rychlost, jednoduchost, přehlednost, vytváření produktů a služeb bez zbytečných činností a zásob, omezení plýtvání, vyvažování procesů a navázání procesů na zákazníka.

Mezi nejznámější uživatele Lean metodiky patří podle Wikipedie Toyota, Porsche, Tesco Stores, DENSO, ZF a další.

Lean se věnuje zejména těmto oblastem:

  • Optimalizace zásob
  • Eliminaci čekání
  • Eliminaci nadbytečné výroby ("na sklad")
  • Optimalizaci procesů kontrola kvality
  • Eliminaci nutnosti opravy a přepracování
  • Eliminaci neefektivní manipulace
  • Nevyužitý kreativní potenciál zaměstnanců (služby)

Lean rozlišuje dva základní typy úzkých míst 

- krátkodobá úzká místa (Zaměstnanec s velmi specifickou kvalifikací si vezme několik dní volna. Stojí nejen jeho práce, ale práce navazujících profesí, ale po nějaké době po jeho návratu vše opět běží, jak má).

- dlouhodobá úzká místa (Typicky ve výrobě - část výrobní linky kapacitně nedostačuje a brzdí celý proces)

Paradoxem je, že zatímco ve výrobě se běžně sledují a řeší minutové prostoje, v kancelářích se denně promrhají hodiny času s pocitem, že jinak to nejde. Připojuje se i fenomén takzvanách "nosičů papírů". V případě práce techniků a manažerů často až detailní analýza ukáže, kdo opravdu dělá a kdo se veze.

Tabule zvaná kanban

Kanban je pracovní plocha, umožňující zvizualizovat si jednotlivé kroky každého procesu, tak, jak půjdou za sebou.
Práce je plánována s ohledem na reálné kapacity výroby, ne na přání obchodníků.

V praktickém profesním i osobním životě je Kanban nejčastěji znázorňován jako tabule, která má několik sloupců. Každý sloupec představuje jednu etapu životnosti úkolu. Úkoly se pak přesouvají od levého sloupce k pravému. Mezi typické životní cykly úkolů patří Zásobník, Schváleno, Pracuje se, Dokončeno (volné překlady z anglických termínů Backlog, To Do, In Progress, Done).

Při použití této techniky přesouvání úkolu se výrazně zrychlí proces jejich řešení a zlepší se přehled o jednotlivých činnostech.

Lean a kanban v APUtime

APUtime je ukázkou aplikace lean přístupu při plánování a organizaci času. A nebo bychom mohli říct, že APU je zastáncem lean metodiky a aplikuje ji ve všem, co dostane na starosti. Lidi i stroje - v jakékoliv formě spolupráce.

V APUtime pracujeme s jednotlivými úkoly (všude tam, kde není třeba, aby na sebe jednotlivé činnosti pečlivě navazovaly) a procesy (sekvence navazujících úkolů a rozhodnutí, kdy se následující akce aktivuje teprve ve chvíli, kdy je předchozí akce označena jako dokončená). Každý jednotlivý úkol má jasně definovaného řešitele (nebo více řešitelů). A pevný nebo relativní deadline.

Procesy kreslíme v Project Formation.
Je to příjemnější, a umožňuje to zvědomit si jednotlivé kroky a jejich souvislosti.

  • Co je skutečným impulsem ke startu procesu?
  • Jaké jsou navazující kroky? Je jejich pořadí opravdu správné - není možné využit kratší cestu?
  • Kdy je potřeba rozhodnutí, jaké jsou možnosti a jak bude projekt pokračovat v jednotlivých případech?
  • Kdy reálně dosáhneme požadovanému výsledku?
  • Kde jsou naše úzká místa? Jsou krátkodobá nebo dlouhodobá?
  • Kdo z členů pracovního týmu se zapojuje, jak často, nakolik je potřebný a nakolik se podílí na konečném výsledku?

Pokud je vizualizace přesná a pravdivá, poskytuje podklady pro optimalizaci. Zda to bude formou přibrání nových zakázek nebo optimalizací vytížení lidských zdrojů, je už jen na managementu firmy.

Kanban každého jednotlivého řešitele v APUtime vede Virtuální projektový asistent (APU).
Do tří přehledných sloupců, nazvaných Úkoly / Hotovo / Odloženo ve spolupráci s řešitelem třídí úkoly podle toho, v jakém se nacházejí stádiu.

  • Do prvního sloupce připraví APU řešiteli všechny úkoly, které je potřeba řešit, v pořadí, v jakém je třeba se jim věnovat.
  • Do druhého sloupce přesunuje řešitel úkoly, které jsou hotovy.
  • Do třetího řešitel odkládá úkoly, na kterých nemohl pracovat.

APU neustále monitoruje vytížení kapacit všech řešitelů, a jakmile je jeden úkol splněn, připravuje další. Během toho se neustále učí. Pokud řešitel zvládl konkrétní úkol rychleji, nebo naopak potřeboval více času, při plánování dalšího projektu už nabídne upravený časový odhad.

Sleduje, ale nesoudí

APU reaguje ve vteřinách. Nepolemizuje o důvodech zrychlení, zpomalení či odložení. Řeší vzniklou situaci - včas upozorní toho, kdo má starosti následující krok, že je možné pracovat, nebo signalizuje nutnost rozhodnutí, co se má stát v případě hrozícího zpoždění.

Podklady pro zlepšování

APU neustále a za celou firmu hledá a optimalizuje nejkratší a nejefektivnější cestu ke splnění požadovaného cíle. Posuzovat, zda vynaložené úsilí odpovídá výsledku, už je věcí managementu. Perfektní přehledy o každé spotřebované minutě za všechny lidi, týmy, stroje a další zdroje má k dispozici online. Stačí si na ně udělat čas.

Chcete aplikovat lean přístup cestou, na kterou můžete nastoupit okamžitě? Pak určitě potřebujete APUtime.

No items found.

Doporučené články

Více
Konverzační dilema: rozdíly mezi projektem a procesem
Více
Dvě třetiny malých a středních firem má menší hodnotu, než si jejich majitelé myslí
Více
Nejčastější chyby a pasti při výběru nástroje pro řízení projektů