Externí řízení projektů pro státní správu a samosprávu

Externí řízení projektů pro státní správu a samosprávu
25.2.2021
"Permanentním problémem této společnosti je nekonečná prokrastinace", říká Hynek Orság, zkušený projektový manažer ze společnosti PROENVAS. V čem vidí největší problémy při digitalizaci obcí, měst, ale i firem? Proč si tak často najímají na řízení projektů externí projektové kanceláře? Přepis webcastu, ve kterém Hynka zpovídal Petr Juříček z APUtime.

Za svůj dvacetiletý profesní život jsem vedl dlouhou řadu velkých projektových týmů,
říká Hynek Orság,

Nejdelší zkušenost mám z Moravskoslezského kraje, kde jsme během 10 let odřídili více než 300 projektů s objemem profinacování skoro 14mld korun. Nejčastěji šlo o enviromentální oblast, ale zdaleka ne jen o ni. Věnovali jsme se silniční infrastruktuře, správě majetku, budovám, vzdělávání, a řadě dalších.

Založení vlastní společnosti, orientované na zakázkové řízení projektů, bylo jen dalším logickým krokem. Zaměřujeme se hlavně na oblast životního prostředí, která je nám nejbližší, a poskytujeme specializované konzultační služby. 

V tuto chvíli na řízení projektů aktivně spolupracujeme asi s 10% subjektů veřejné správy v ČR. Kromě toho pracujeme s řadou soukromých firem. V podstatě jsme tu pro všechny subjekty, které nemají vlastní kapacity větší projekty odřídit tak, aby byly  naplněny všechny legislativní náležitosti a zároveň bylo dosaženo nejlepšího možného výsledku v definovaném čase

V praxi vystupujeme jako zástupci investora, v rámci přesně definovaných pravomocí a povinností. Máme k dispozici všechny odborné profese - právníky, projektanty, specialisty z legislativního prostředí a další. 

Většina našich specialistů má extrémně hlubokou oborovou znalost, ale už nemají kapacitu řídit a koordinovat návaznosti na další profese. Potřebují dostat zadání a to zpracovat.  

My vystupujeme primárně v roli koordinátora profesí, garanta dodržení termínů i všech potřebných náležitostí. Jsme schopni převzít celý projekt - naplánovat ho, odřídit, ohlídat všechny návaznosti a vyřídit dokumentaci. 

Jaká je současná realita řízení projektů ve státní správě?

Moderní doba s sebou přináší čím dál tím víc komplikací v podobě extrémního nárůstu byrokratických úkonů, které brání subjektům veřejné správy, ale i podnikatelům, aby se věnovali své práci (nebo businessu). I ve veřejném sektoru enormně vzrostl objem "balastu", který s řízením projektů vůbec nesouvisí.

Pro investiční projekt potřebujete dobré specialisty, aby dobře zpracovali technickou část zadání, lidi, kteří mají zkušenosti s investicemi, a zkušeného projektového manažera. Pokud všechny tyhle komponenty máte, mohou věci fungovat dobře. 

Ve veřejné správě do toho ale ve stejném okamžiku vstoupí i politické aspekty, protože bez kolektivního rozhodování na zastupitelstvu není možné udělat žádný zásadní úkon. Proto je to o tolik složitější než v komerčním sektoru. 

V posledních letech mám pocit, že ve veřejném prostoru postupně dochází ke zvolňování tempa. Je to hodně otázkou lidských zdrojů - dostupnosti opravdu kvalitních a zkušených lidí, kterých je na trhu práce poskrovnu. Velice obtížně se hledá člověk, kterého můžete bez dlouhého zaškolování zapojit do týmu a svěřit mu potřebnou zodpovědnost. 

Pak je to samozřejmě i otázka dostupných technologických nástrojů pro řízení projektů, a způsob jejich využívání. 

Souhrnem všech těchto vlivů je to, že permanentním problémem současné společnosti je nekonečná prokrastinace. A s tím souvisí i všechny další problémy.

Jak je na tom státní správa a samospráva s technologiemi na řízení projektů?

Primární problém je nedostatek kvalifikovaných a motivovaných lidí. U projektů jde často o investice ve výši klidně půl miliardy - a to nelze svěřit někomu, kdo podobnou práci nikdy nedělal. 

Pokud se podíváme na malé obce, ty mají k dispozici pouze několik pracovníků a nemají nikoho, kdo by se řízení projektů mohl věnovat. Stejné je to u malých firem.  Tím pádem ani nedojde k diskusi o tom, že by se mohl nějaký nástroj na řízení projektů, který by mohl pomoci. 

Palčivá potřeba vzniká až ve chvíli, když už máte řídit týmy o desítkách uživatelů.

Ve velkých “korporátech” - mám na mysli ministerstva nebo centrální orgány státní správy, technologické nástroje pro řízení projektů mají. Neznám ale moc subjektů, které by ty nástroje opravdu používaly alespoň pro dodržování termínů, komunikace se všemi dodavateli a partnery a celkový přehled o tom, co se na projektu právě děje. 

Častým důvodem pro vyhýbání se elektronickým pomocníkům je prostá lidská neochota být takzvaně “pod kontrolou”. Opakovaně jsme se pokoušeli nasadit řídící systémy u velkých organizací státní správy, a vždycky jsme naráželi na neuvěřitelné bariéry, související s mentálním nastavením lidí, kteří to vnímali jako “bič” v rukou vedoucího pracovníka. Bez ohledu na vysvětlování se nám nepodařilo vysvětlit, že to je ve skutečnosti skvělý pomocník.

V neposlední řadě to souvisí se způsobem práce na počítači. Běžní uživatelé využívají i u jednoduchých nástrojů typu Outlook nebo Excel jen zlomek jejich možností, a ve chvíli, kdy se objeví něco složitějšího nebo řekněme robustnějšího, tak tam ta bariéra je prostě obrovská. Těch, kdo byli připravení se sžít s novým systémem a pracovat v něm, byla menšina. S řadou z nich dodnes spolupracujeme.

Kdy už se bez technologie neobejdete?

Určité množství projektů jste vždycky schopni uřídit tzv. “zkušenostně”. Jakmile se ale přiblížíte k tomuto limitu, musíte udělat dvě důležitá opatření. Posílit tým - najít další zkušené lidi, a pomoci si nějakým nástrojem. 

V minulosti jsme toho otestovali hodně. Moje zkušenost s dostupnými nástroji pro řízení projektů byla, řekněme… fifty fifty. 

Jednoduché freewarové nástroje mají pevně nastavené vazby, takže nám neumožňovaly potřebnou flexibilitu. Některé naše projekty jsou hodně složité a na X let, a tam možnosti nedostačovaly vůbec, efektivita téměř hraničila s použitím papíru a tužky.

Masivní, robustní nástroje sice potřebnou flexibilitu měly, ale znamenaly obrovské pořizovací náklady nejen při investici, ale i při provozu. Než se takový systém člověk naučí, trvá to tak neúměrně dlouho. A i když už do takového systému projekt dokážete správně zadat, pak ve chvíli, kdy nastane jakákoliv změna, musíte manuálně přeplánovávat všechny termíny a zdroje, takže ve výsledku vznikají další ztráty času. V některých momentech jsem měl spíše pocit, že to spíše začíná lidi zdržovat, než aby jim to pomáhalo.

Proč se chystáte “opřít” o APUtime? 

Pro naši firmu je nesmírně důležité, abychom si mohli projektové řízení nastavit podle sebe, a pracovat v systému, který je dostatečně flexibilní.  Projekty (jak je všeobecně známo) se mění ze dne na den, takže se potřebujeme nonstop přizpůsobovat nové situaci a okolnostem, které ovlivňují proces přípravy i realizace. Naše každodenní realita je o hlídání termínů, neustálých přepočtech časových harmonogramů a nákladů.

Právě teď se připravuje sedmileté plánovací období pro projekty. A my už teď víme, že práce bude tolik, že se bez spolehlivého nástroje na jejich řízení neobejdeme. 

V jednom okamžiku budeme z jednoho místa řídit 20 - 30 velkých projektů. Projekt pro nás znamená spolupráci 5 - 6 odborníků - specialistů a kolem dvaceti dodavatelů - firem, se kterými potřebujeme neustále komunikovat. Klientům chceme nabídnout možnost aktivně a online sledovat, jak se jejich projekt vyvíjí, co už bylo dokončeno a na čem se pracuje.

APUtime je pro nás dostatečně flexibilní, ale zároveň natolik přívětivý, aby se nám v něm pracovalo dobře. Pak je tu obrovská konformita při každodenním provozu, při neustálém přepočítávání všeho - termínů při změnách, potřebného času, spotřebovaného času, vytížení lidí a všeho ostatního. 

Pro mne osobně je i podstatné to, že využívá umělou inteligenci, takže si udržíme náskok, který díky zkušenostem a skvělému týmu už máme.

Začínáme s desetičlennou základní skupinou projektových manažerů, ale všechno směřuje k tomu, že konečný počet interních uživatelů APUtime bude kolem padesáti. Zvažovat budeme ještě míru zapojení externích spolupracovníků. Prostě, porosteme společně.

Celý rozhovor si můžete pustit tady:


No items found.

Doporučené články

Více
Češi v kancelářských profesích odpracují na neplacených přesčasech více než hodinu denně, měsíčně tak tratí 4760 Kč
Více
Jak se díky AI transformuje pracovní trh?
Více
5 nejčastějších úskalí projektového řízení