Domovy AMBROSIE jsou registrovaným soukromým poskytovatelem sociálních služeb. Pobytové služby využívá 138 klientů. Za 26 let působení na trhu měla společnost na starost 4500 pacientů v domácnostech.
Domovy AMBROSIE jsou registrovaným soukromým poskytovatelem sociálních služeb. Pobytové služby využívá 138 klientů. Za 26 let působení na trhu měla společnost na starost 4500 pacientů v domácnostech.
108
 zaměstnanec
 zaměstnanci
 zaměstnanců
30
projekty
projektů
Efektivitu práce by nám řada běžných komerčních firem mohla závidět. Primární motivací k automatizaci procesů a řízení času v roce 2021 byla stoupající únava a obava z vyhoření klíčových zaměstnanců. APUtime nám pomáhá rychle a co nejméně komplikovaně reagovat na neustále se měnící situaci.
Ing. Ivana Kučerová, MBA
ředitelka Domovů AMBROSIE

S APUtime pracujeme na denní bázi, jeho pracovní plocha je úvodní stránkou, kterou uživatel firemního počítače vidí v prohlížeči internetu. Mobilní aplikace slouží zejména terénním pracovníkům.


Zadání

V roce 2019 se výkonná ředitelka společnosti rozhodla přistoupit k digitalizaci firmy.

Cílem bylo zjednodušit provádění administrativních úkonů, snížit závislost jednotlivých pracovníků na prostředí konkrétních kanceláří a usnadnit zapracování nových zaměstnanců. 

Roky 2020 a 2021, provázené obavami, nejistotou, chaosem a enormním nárůstem administrativy, znamenaly extrémní provozní zátěž, ale zároveň potvrdily správnost a včasnost rozhodnutí začít naplno využívat dostupné technologie.

Poslední oblastí, které bylo třeba věnovat pozornost, zůstalo automatizované řízení procesů a řízení práce na dálku.

Řešení

Od roku 2019 pracuje společnost v cloudovém prostředí Microsoft Office365 a procesně je řízena povinnými Standardy pro sociální péči, které jsou realizovány pomocí interních postupů, řádů a dalších dokumentů. 

V lednu 2021 jsme přistoupili k automatizaci maxima procesů, aby klesla organizační a administrativní zátěž, kladená zejména na sociální pracovníky. Z výběrového řízení vzešel jako vítěz APUtime. Rozhodla přítomnost autonomního plánovače, flexibilita systému a extrémně jednoduché uživatelské rozhraní pro řadové pracovníky, kteří nepoužívají počítač, ale pouze mobilní telefon. 

Digitalizace velmi výrazným způsobem napomáhá v komunikaci mezi vedením a řadovými zaměstnanci, maximalizuje rychlost předání  úkolů s omezením osobního kontaktu, což je v současné době v sociálních službách priorita. 


Způsob využívání APUtime

Část procesů je automaticky aktivována vyplněním formuláře na webových stránkách zařízení (žádost o přijetí, rezervace termínů pro videohovory, hlášení technické závady v budově a další). Ostatní zadávají a řídí zaměstnanci jednotlivých oddělení. Potřebné dokumenty jsou uloženy v cloudovém prostředí. Integrace s MS Outlookem umožnila propojit APUtime s kalendáři.

Cca 10% zaměstnanců je nám k dispozici pouze v přesně stanovených hodinách. Díky tomu, že jim APUtime automaticky plánuje práci pouze na tento čas, nedochází ke zbytečným prodlevám a komunikačním zmatkům.

Procesní šablony

  • Zpracování elektronických požadavků na videohovory s klienty, schůzky s vedením atd
  • Změny v návštěvním režimu (aktivace dle pokynu ze strany veřejné správy nebo lékaře zařízení, rozhodnutí vedení, organizační plán, oznámení zaměstnancům, oznámení klientům, informace na webu, praktické nasazení atd)
  • Vyřizování žádostí o přijetí (evidence, posouzení, odpověď, zařazení do evidence, pravidelná revize, archivace neplatných, aktivace platných při uvolnění místa)
  • Sociální šetření před příjmem žadatele a úkony předcházející přijetí
  • Příjem nových klientů (fyzický příjem, ubytování, nastavení služeb, podpis potřebných dokumentů, příjem a zpracování zdravotní dokumentace, označení pokoje, úpravy interiéru pokoje, seznámení s klíčovým pracovníkem, nastavení individuálního plánu atd)
  • Vyřizování zpětné vazby (více zdrojů - reakce na podnět, jeho řešení, archivace)
  • Řešení mimořádných situací (postup řešení, zdokumentování)
  • Zapracování nových zaměstnanců dle typů profesí (smlouva, vstupní dokumentace, zkušební směna, zkušební doba, zpětná vazba atd)
  • Práce se stážisty a externími dobrovolníky
  • Přijímání darů (smlouva, způsob práce s darujícím, využití daru, záznam do evidence)

...a cca 30 dalších

Skupiny uživatelů 

  • Vedení firmy (vedení)
  • Ekonomický úsek (projektoví manažeři)
  • Vedoucí zdravotní péče (projektový manažer)
  • Sociální pracovníci (projektoví manažeři)
  • POP (pracovník)
  • Zdravotní sestry (pracovník)
  • Externí konzultanti (pracovník)

Kategorie projektů

  • Služby domácí péče
  • Pobytové služby dle jejich druhu
  • Administrativní projekty

Štítky

  • Označení externích spolupracovníků, které je potřeba pro daný úkol vyžádat, a kteří nejsou uživateli systému
Zpět na reference