Zákazníkem je společnost, která staví typové rodinné domy na klíč. V různých stádiích realizace mívá standardně rozestavěných 20 rodinných domů současně. Dle modelu procesní zralosti (BPM) je firma na 2. úrovni. Dodržuje určitou kázeň, nezbytnou pro provádění základních opakovaných procesů. Výsledků dosahuje pomocí předchozích úspěšných postupů. Více o úrovních procesní zralosti se dozvíte zde.

Jaké měla firma problémy a jak se vyřešily

  1. Odškodné za pozdní doručení staveb (důvod: špatné plánování)

    Zákazníci si běžně zjišťovali, v jakém stavu realizace je jejich stavba a zda-li bude dokončena dle smluveného termínu. Ředitel společnosti ale neměl dostatek informací o stavu jejich plnění (popřípadě nebyly aktuální). To pak způsobilo zpoždění zakázek a klienti pak žádali o finanční odškodnění.

    Řešení: Už v momentu podpisu smlouvy a vložení zakázky do ApuTime, vypočte aplikace nejbližší možný reálný termín dokončení. Poté se stará o to, aby každý pracovník pracoval na tom nejdůležitějším úkolu, aby se v tomto termínu stihnul. A co když na úkolu nemůže pracovat? Samozřejmě se staly situace, kdy nebyl připraven materiál, nebo se někdo opozdil. S ApuTime nebylo potřeba žádných porad a prostojů, protože aplikace okamžitě vytvořila nový náhradní plán aktivit pro všechny pracovníky, které tento prostoj ovlivnil. Co víc, majitel firmy má vždy aktuální přehled o tom, na čem který pracovník pracuje a v jakém stavu je celková realizace.
  1. Zaučování nových lidí (procesy)

    Dalším problémem stavební firmy byly nedostatečně popsané procesy. I když se jednotlivé kroky stavby domů opakovaly, z důvodu vysoké fluktuace zaměstnanců firma vynakládala značný čas a úsilí na zaškolování nově příchozích pracovníků.

    Řešení: Firmě v této situaci pomohlo zmapování všech klíčových procesů a jejich import do aplikace tak, aby:
  • Zaměstnanci mohli nahlédnout do procesních map a poznali, jakou posloupnost procesy mají a byli tak více samostatní při rozhodování.
  • Vizualizace procesů pomohla nově příchozím zaměstnancům se v procesech intuitivně orientovat a nebylo nutné je složitě zaškolovat.
  • ApuTime díky své umělé inteligenci mohlo plánovat pracovní rozvhy každému zaměstnanci, podle potřeb celé firmy.
  1. Zásah vyšší moci

    I skvěle naplánované procesní kroky výstavby nemusí vést k úspěchu, pokud do harmonogramu zasáhne dlouhodobá nepřízeň počasí. To pak snadno může dojít ke zpoždění termínu i navzdory plánování pomocí umělé inteligence.

    Řešení: Pokud se nemůže na dané etapě výstavby z důvodu špatného počasí pracovat, vedoucí týmu o tom podají hlášení přes aplikaci. Umělá inteligence pak vždy automaticky přeplánuje časový harmonogram a ulehčí tak práci manažerům, kteří by na tyto skutečnosti museli reagovat po telefonu a třeba až další den.
  1. Implementace mezi dělnické profese

    Zpočátku jsme jako největší výzvu viděli implementaci aplikace mezi zaměstnance dělnických profesí a nastolení pravidelného řádu jejího každodenního užívání a poskytování zpětné vazby. V tomto případě bylo naší výhodou to, že valná většina zaměstnanců dělnických profesí zvládá pracovat s chytrými telefony a navíc je mobilní aplikace ApuTime velmi intuitivní a jednoduchá.

    Celková implementace byla následující:
  • Zaškolení klíčových zaměstnanců
  • Zmapování všech procesů ve firmě
  • Určení odpovědné osoby procesů
  • Vložení procesů do aplikace
  • Zaktualizování stavů projektů
  • Používání aplikace na denní bázi
  • Nastavení pravidelných schůzek se zaměstnanci, k získání zpětné vazby a  zodpovězení jejich otázek

Kancelářské profese

Lidem, sedících v kancelářích, se zdálo rychlejší a jednodušší vést projekty pomocí emailové komunikace (přeposílat, odpovídat). Z toho důvodu minimálně dva měsíce trvala paralelní komunikace přes email a aplikaci ApuTime. Bohužel v ApuTime bylo vždy méně informací, než které byly uvedeny v emailech. Tato zkušenost nás vedla k tomu, že jsme u dalších projektů věnovali vyšší pozornost úvodnímu školení. Tato školení jsme především věnovali nastolení důvěry zaměstnanců v to, že nová technologie řízení projektu zvládne. Díky tomu se nám v dané firmě podařilo implementaci výrazně uspíšit.

Dělnické profese

Při školení implementace mezi dělnické profese jsme byli překvapeni. Vybraní vedoucí týmů si byli vědomi častých změn, nenadálých situací a zpožďování staveb, kvůli nimž často čelili výtkám od vedení firmy. Úkolem vedoucího týmu bylo zaznamenávat průběh zakázky pomocí tří tlačítek: Dělám na tom, Nemůžu pracovat, Hotovo. Po 14 dnech jsme zaznamenali rychlejší posun v používání, než u zaměstnanců z kancelářské profese. Po prvním měsíci tato skupina plně využívala mobilní aplikaci (a podávala zpětnou vazbu vedení).

Projektoví manažeři

Ten, kdo zná proces nejlépe, je i jeho vlastníkem a nese za jeho průběh určitou zodpovědnost. Manažeři si osvojili ovládání aplikace velmi rychle. Prakticky během týdne začali plánovat nové zakázky samostatně.

Přínosy ApuTime

Díky bližšímu dohledu manažerů na fungování dělníků v terénu, jsou pak schopni lépe komunikovat se svými zákazníky a mohou předvést přesvědčující argumenty, proč se zakázka opozdila. Dalším přínosem je optimalizace procesů, která vede k jejich zdokonalení. Vizualizace totiž pomůže stávajícím, ale i nově příchozím zaměstnancům. Lépe a rychleji se dokáží zorientovat ve své práci a tím také zvládá stejné množství lidí odvést více práce. Z pohledu BPM se firma posunula blíže k úrovni 3. modelu procesní zralosti. 

Problém

Řešení

Zaujal vás tenhle příběh? Pojďte na další webinář s námi. Inspiruje vás to a navede na nové myšlenky či nápady.
Zaregistrovat se

Pracujte skutečně efektivně

Ušetřete miliony korun díky optimalizaci procesů
Vyzkoušet zdarma

Měníme svět

Podařilo se nám zefektivnit chod řadě
společností. Podívejte se, jak můžeme
pomoci i té vaší.
#optimization #resources #zerotimewaste
Zobrazit případové studie >
“Díky ApuTime nám stabilně rostou tržby a zároveň máme čas a prostor věnovat se vztahům s partnery a vlastnímu růstu.”
Martin Planka
Zakladatel SOLARplan

Podívejte se, jak funguje ApuTime v praxi

Od mapování procesu, využití Gantt.AI™ po řízení procesů a okamžité reagování na změny

Přehrát video

Často kladené otázky

Jak mi aplikace ApuTime pomůže?
V čem je ApuTime jedinečný?
Jak probíhají úvodní konzultace?
Jakým způsobem bude probíhat zaškolení a adaptace na novou aplikaci a jak je náročná?
Jaké možnosti a kompetence má projektový manažer/uživatel?
Je možné změnit již zakreslené procesy?
Co se stane, když mám zmapované procesy, ale přijde nová zakázka?
Co když někdo nemůže pracovat na svém úkolu?
Můžu získat ApuTime zdarma?
Začít nyní
Nenašli jste odpověď
na svou otázku?
Kontaktujte nás

Buďte v obraze

Přihlaste se k odběru novinek a speciálních nabídek, aby vám už nic neuniklo
Přihlášení k odběru novinek proběhlo úspěšně.
Oops! Something went wrong while submitting the form.