Klienti personálních agentur, zpravidla firmy z odvětví výrobního průmyslu, nemají možnost (popřípadě dostatečnou kapacitu personálního oddělení) plošně pokrýt trh práce a vyhledat vhodné zaměstnance. Proto vyhledávají pomoc u agentur, které jim v této činnosti značně usnadní práci. Ty, místo nich, dokáží zprostředkovat kvalitní pomocné pracovní síly a to i v řádu několika dní! Zdá se to jednoduché, co ale běžný člověk už nevidí je, že za takovým výsledkem stojí velké úsilí a trpělivost – ať už ze strany zaměstnanců agentury, tak i ze strany samotných uchazečů o práci. 

Jaká byla situace 

V personální agentuře mohou nastat organizační problémy v případě, že se veškeré zakázky řeší nevhodnými, či zastaralými způsoby. Toto byla situace i jednoho z našich klientů. Zaměstnanci používali tabulky a online nástroje, které postrádaly klíčové, užitečné funkce pro snadné řízení procesů. Veškerá interní komunikace probíhala zdlouhavě. Na poradách vedení zpravidla zjišťovalo v jakém stavu jsou projekty, jestli dochází ke zdržení nebo se postupuje podle plánu, případně co je potřeba udělat, aby vše bylo splněno v termínu. 


  1. Personální agentura nejprve obdržela návrh zakázky na nábor X nových zaměstnanců a musela se rozhodnout, jestli má vůbec dostatek kapacit na to, aby zakázku dokázala vyřídit do konečného termínu. 
  2. Když vedení firmy vyhodnotilo, že za současného stavu interních zaměstnanců jsou schopni zakázku splnit v termínu, rozběhly se dílčí činnosti, které byly nutné pro její dokončení. Řekněme, že do těchto činností zapadá hned několik základních zaměstnaneckých pozic personální agentury:
  • projektový manažer, který sleduje vývoj celé zakázky, jestli je skutečně splnitelná, zodpovídá za její dokončení, koordinuje a deleguje práci
  • marketingové oddělení, které získává kontakty na potenciální uchazeče, komunikuje s různými platformami jako je úřad práce, inzeráty nabídek práce atd.
  • pracovník call centra, který osobně vede konzultace/pohovory/zve na osobní schůzky
  • personalisté, kteří vedou pohovory
  • školitel

Každý z těchto zaměstnanců personální agentury má různé kompetence, dovednosti a úlohy, které v průběhu vyřízení zakázky provádí. Pro dokončení zakázky musí všichni vykonat určité úkoly, které mají jistou posloupnost – PROCES. Problém nastal, když se 1 pracovnice call centra nedostavila do práce (např. náhlé onemocnění dítěte). Ovlivnilo to totiž zakázku, protože to najednou vypadalo, že se práce nestihne a termín musel být oddálen.

Jak pomohlo ApuTime?

Této situaci se dalo jednoduše předejít následovně. 

Jak již bylo zmíněno, zakázky mají svůj PROCES. V ApuTime jsme tyto procesy vizualizovali – rozkreslili do procesních map, kde se přesně určilo pořadí, v jakém zakázka “proplouvá” firmou. To je užitečné, aby se nestalo třeba to, že se v průběhu pohovorů zjistí, že někteří uchazeči neodpovídají požadavkům klienta výrobní firmy (protože např. neprošli prvním kolem výběrového řízení).  K dílčím úkolům byli následně přiřazení příslušní lidé a to včetně jejich kompetencí. 

Díky zavedení funkcionalit ApuTime, se nyní v případě, že se zaměstnanec nedostaví do práce a úkol (například pozvání uchazečů na výběrové řízení) nemůže splnit, zakázka nepozastaví. Tento úkol se nýbrž deleguje na jiného pracovníka se stejnými kompetencemi, který jej nově uvidí ve svém individuálním pracovním rozvrhu. Bude na něm pracovat v čase, jak mu to naplánuje sama aplikace. To se odvíjí podle toho, jak je zaměstnanec vytížen a především kdy to je v nejlepším souladu s ostatními zakázkami (tzn. aby to negativně neovlivnilo termíny dokončení ostatních zakázek). Projektový manažer pak nemusí složitě zjišťovat informace, či vést porady, ale pouze nahlédne do aplikace, kde uvidí, na čem kdo dělá, na čem se zakázka zasekla – a to v řádu několika sekund. Rozhodnutí, který úkol z které zakázky má větší prioritu aby se stíhaly všechny termíny, už učiní umělá inteligence. Personální agentura tak dokáže řídit každou jednotlivou zakázku, i když jich má desítky, protože projektový manažer má neustálý přehled v jakém stavu jsou.

Problém

Řešení

Zaujal vás tenhle příběh? Pojďte na další webinář s námi. Inspiruje vás to a navede na nové myšlenky či nápady.
Zaregistrovat se

Pracujte skutečně efektivně

Ušetřete miliony korun díky optimalizaci procesů
Vyzkoušet zdarma

Měníme svět

Podařilo se nám zefektivnit chod řadě
společností. Podívejte se, jak můžeme
pomoci i té vaší.
#optimization #resources #zerotimewaste
Zobrazit případové studie >
“Díky ApuTime nám stabilně rostou tržby a zároveň máme čas a prostor věnovat se vztahům s partnery a vlastnímu růstu.”
Martin Planka
Zakladatel SOLARplan

Podívejte se, jak funguje ApuTime v praxi

Od mapování procesu, využití Gantt.AI™ po řízení procesů a okamžité reagování na změny

Přehrát video

Často kladené otázky

Jak mi aplikace ApuTime pomůže?
V čem je ApuTime jedinečný?
Jak probíhají úvodní konzultace?
Jakým způsobem bude probíhat zaškolení a adaptace na novou aplikaci a jak je náročná?
Jaké možnosti a kompetence má projektový manažer/uživatel?
Je možné změnit již zakreslené procesy?
Co se stane, když mám zmapované procesy, ale přijde nová zakázka?
Co když někdo nemůže pracovat na svém úkolu?
Můžu získat ApuTime zdarma?
Začít nyní
Nenašli jste odpověď
na svou otázku?
Kontaktujte nás

Buďte v obraze

Přihlaste se k odběru novinek a speciálních nabídek, aby vám už nic neuniklo
Přihlášení k odběru novinek proběhlo úspěšně.
Oops! Something went wrong while submitting the form.